Forklaringar allment arkivskjema

A Møtebøker (referatprotokoller, forhandlingsprotokoller e.l.)

Møtebøkenes funksjon er å dokumentere hvilke vedtak som er gjort av arkivskapers styrende organ. De danner derfor grunnstammen i de fleste arkiv.

Protokoller etter styrende organ i flere nivåer bør ordnes i flere serier, f.eks. generalforsamling, årsmøte, representantskap, styre, arbeidsutvalg, råd. Faste utvalg med beslutningsmyndighet kan også ha egne protokoller. Komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet bør ikke inngå under seriekoden, men heller plasseres blant spesialseriene.

For å avgjøre hva som hører hjemme under seriesignatur A er funksjonen avgjørende, ikke navnet. Møtebøker kan ha fått andre betegnelser, som forhandlingsprotokoll, styreprotokoll, vedtaksbok eller bare protokoll. De behøver ikke være innbundet, men kan være i løsblad, mapper eller ringperm. Film- eller lydopptak av møter hører også hjemme under A. Derimot skal ikke protokoller som er kalt møtebok e.l. plasseres under seriesignatur A dersom de viser seg å inneholde noe helt annet. Slike bør plasseres under andre signaturer. F.eks. er ofte forhandlingsprotokoll i fagforeningsarkiv brukt som betegnelse om forhandlinger mellom fagforeningen og arbeidsgiversiden. Disse hører ikke til under A, men under F‑O, sammen med andre serier som angår disse funksjonene.

Under signatur A skal det bare plasseres møtebøker fra arkivskaper selv samt fra faste styrer, utvalg og råd som arkivskaper har hatt sekretariat for, når disse er å betrakte som styrende for arkivskapers virksomhet. For eksempel kan administrasjonsavdelingen være sekretariat for ansettelsesutvalg, lønnsutvalg osv. Tilsendte møtereferater fra overordnete organer, hovedstyrer, paraplyorganisasjoner e.l. skal plasseres under signatur E dersom de skal bevares. Møtebøker fra komiteer og utvalg av mer temporær og utredende karakter som arkivskaper har hatt sekretariat for skal heller ikke plasseres under signatur A, men f.eks. under signatur E, dersom de ikke skal regnes som egne arkivskapere.

Det er vanlig at det ved siden av serien med originale møtebøker finnes tilknyttede serier, og det vil ofte være aktuelt å lage underserier. Det kan f.eks. finnes separate registre, serier med konseptprotokoller (kladder som kan gi mer detaljerte opplysninger fra møtet enn møteboken), utsendte dagsordener eller møtekart (som kan tjene som et register), innkallinger og innstillinger til møtene. I noen tilfeller kan saksdokumentene som er behandlet i styremøtene, og som er ordnet sak for sak, møte for møte, ligge ved protokollen. Styrets sakarkiv kan være stort, og kan plasseres under seriesignatur A dersom det ikke er inkorporert i regulært sakarkiv. I slike tilfeller som beskrevet, med mange nivåer og utfyllende materiale utover protokoller, bør underserier opprettes. Hovedserien bør da få en dekkende betegnelse, f.eks. styrende organer.
Årsmeldinger kan organiseres som en bilagsserie til protokoller fra årsmøtet dersom slike finnes.

B Kopibøker (kopier av utgående korrespondanse)

Kopibøker er kopier av utsendte brev, notater o.l., for å sikre en gjenpart hos arkivskaper. De eldste kopibøkene var innbundne protokoller med avskrifter av brevene eller utdrag fra dem (stort sett fram til ca. 1900). Senere kom presskopibøker i bruk, med et avtrykk av det utsendte brevet (ca. 1850 ‑ 1930). Senere har det vært vanlig med løse eller innbundne gjennomslag eller fotokopier (fra ca. 1920 ).

Kopibøkene er vanligvis ordnet i en kronologisk serie fra arkivskapers hånd, med de eldste kopiene først. Noen ganger kan serien være inndelt alfabetisk etter adressat, og deretter kronologisk. Slike ordninger må selvsagt opprettholdes. I noen tilfeller er det alfabetiske registre til kopibøkene, enten foran i hver protokoll eller som separat enhet. Separate registre skal plasseres foran kopibøkene.

Serier av brevkonsepter eller -kladder som finnes, ordnes også under signatur B. De bør plasseres etter rekken med kopibøker. Egne kopibøker for rundskriv bør også betraktes som en underserie av kopibøker. Separate kopibøker for korrespondanse som ble unntatt fra offentlighet, f.eks. personal- eller klientsaker, stilles opp som en underserie etter de vanlige kopibøkene. Det samme gjelder egne kopibøker for interne notater dersom slike finnes.
 
I enkelte arkiver kan en protokoll være brukt både som kopibok og journal. Særlig i eldre arkiver kan en finne dette, der den ene funksjonen er ført forfra, og den andre bakfra. Vi vil vanligvis regne journaldelen som den viktigste, siden den danner grunnlag for gjenfinning av saken. Slike korrespondanseprotokoller, som de av og til kalles, bør derfor også ordnes under signatur C.

Kopibøker som ikke er kopier av utgående korrespondanse, plasseres vanligvis ikke under B. Det er funksjonen til arkivsaken som avgjør hvor de skal plasseres. Eksempler på arkivsaker som ikke hører hjemme under signatur B er regningskopibøker, som bør plasseres under R og kopier av innkomne brev, som må sidestilles med en journal og plasseres under C.

C Journaler og registre (dagbøker, brevjournal, postjournal e.l.)

Journal er et register for systematisk og fortløpende registrering av saksdokumenter. I journalen registreres nøkkelopplysninger om dokumentene: journalnummer, datering, kort beskrivelse av innholdet og henvisning til hvor brevet er arkivert. Den er altså en nøkkel til gjenfinning av selve saken eller dokumentet. I de tilfeller hvor (deler av) saken eller sakarkivet mangler, kan en i noen grad rekonstruere saksforløpet ut fra journalen. Journaler er derfor en av arkivets viktigste serier.

Journaler har vært ført på ulike måter. De eldste er hovedsakelig protokoller, og omfatter først og fremst mottatte henvendelser, evt. også opplysninger om den interne behandlingen og henvisning til utsendte brev. I noen tilfeller kan hele brevet være skrevet av, som en inngående kopibok. Journaler kan være ført på kort, eller de kan ha form av postlister på løsblad. I dag fører de fleste organ med korrespondanse av et visst omfang elektronisk journal, som ofte også omfatter funksjonalitet for saksbehandlingsstøtte. I offentlig forvaltning skal disse følge Noark-standarden. Registre til journalene plasseres som egen serie foran journalene.

Andre former for journaler, som pasientjournal, kassajournal, skipsjournal, anmeldelsesjournal, besiktigelsesjournal, må ordnes etter sin funksjon.
Registre som er inngang til flere serier plasseres også under seriesignatur C dersom det ikke finnes en naturlig plassering for dem under andre seriesignaturer.
 
D Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem

Korrespondanse kan enten bestå av løse dokumenter eller de kan være samlet til saker. En samling av korrespondanse kalles korrespondansearkiv, men dersom dokumentene som gjelder en bestemt sak er holdt samlet, kalles det sakarkiv. Det er to hovedinndelinger av dokumenter. De vanligste måtene å organisere hovedsystemet på er:

De fleste arkiver vil ha hovedmengden av korrespondansen strukturert rundt ett hovedsystem om gangen. Dette skifter gjerne over tid med endrede rutiner. Dersom flere hovedsystemer har avløst hverandre hos en arkivskaper, vil det være naturlig å plassere hver av disse som en underserie. Ved siden av hovedsystemet vil det ofte eksistere en del serier som er bygget opp på andre måter, og disse plasseres vanligvis under signatur E.
Det vil være naturlig å inndele sak- og korrespondansearkiv i serier og underserier etter de periodene og ordningssystemer som har avløst hverandre, f.eks.:
 

eller:

Ved ordning av sakarkiv plasseres arkivnøkkelen, som er en oversikt over sakarkivets oppbygning, foran sakarkivet det hører til. En kopi av alle brukte arkivnøkler kan arkiveres under Z.
 
E Sakarkiv ordnet etter andre (sideordnede) systemer

Ved siden av hovedkorrespondansen har det gjerne etablert seg ulike serier vedr. spesielle saksforhold. Det kan f.eks. være det som tradisjonelt har blitt betegnet som pakkesaker, dvs. saker som pga. sitt omfang, lange behandlingstid eller viktighet, er blitt oppbevart utenfor organets hovedsystem. Eller det kan være større mengder ensartede saker som kommer igjen hvert år, f.eks. ulike søknader, brev fra bestemte korrespondansepartnere eller serier med rapporter fra bestemte instanser.

F-O Spesialserier

Signaturene mellom F og O er reservert for serier innenfor det feltet arkivskaperen har som sitt spesielle arbeidsfelt. Arkivmateriale som faller inn under signaturene A-E (kontorarkivalia) eller signaturene P-Z, opprettes ikke som spesialserie selv om det er arkivskapers arbeidsfelt. Det betyr at materiale som inngår i sakarkivet ikke bør skilles ut som egen spesialserie. Hovedregelen bør også være at regnskapsmateriale plasseres under R, serier med tegninger under T og materiale om medlemmer i organisasjoner under P.
 
Det er viktig å komme fram til naturlige enheter for å få skilt ulike funksjoner fra hverandre i forskjellige serier. For en bedrift kan det dreie seg om serier tilknyttet innkjøp av råvarer, produksjon, lager, kalkulasjon og salg. For en organisasjon kan det dreie seg om kurs og seminarer, kontakt med andre instanser, fondsforvaltning eller materiale fra råd og utvalg. For personarkiv kan aktuelle spesialserier være personalia, dagbøker, materiale knyttet til tillitsverv eller interesser, manuskripter og ulike samlinger. Se vedlegget for flere eksempler.

Den første spesialserien som opprettes, tildeles signaturen F, den neste G osv. så langt det er behov. Seriebetegnelsen skal beskrive innholdet mest mulig presist. Det opprettes underserier der det er et stort og variert materiale. Den siste signaturen, O, er reservert som en diversepost. Det anbefales at omfanget av materiale som plasseres under O bør begrenses mest mulig.
 
P Personale, medlemmer

I denne gruppen plasseres arkivserier knyttet til de menneskelige ressurser arkivskaperen baserer seg på. For bedrifter, institusjoner og offentlige etater vil dette være ansatte. Arkivmaterialet vil kunne bestå av serier som personalregistre, personalmapper og lønnsmateriale (dersom dette ikke defineres som en underserie under R). For organisasjoner vil det også dreie seg om medlemsregistre, kontingentinnbetaling og tillitsvalgte.

Arkivmateriale skal bare plasseres her når arkivskaper selv har organisert arkivet slik. Enkeltsaker og dokumenter må ikke tas fra organets hovedsystem, f.eks. sakarkivet, for å bli lagt her. Det betyr bl.a. at personalmapper i mange tilfeller ikke vil bli plassert her, men under D.

Q Eiendom, inventar

Her plasseres hjemmelsdokumenter vedr. fast eiendom og inventarfortegnelser for løsøre. Arkivmateriale vedr. maskiner, bilpark o.l. hører også hjemme her.
Arkivmateriale skal bare plasseres her når arkivskaper selv har organisert arkivet slik. Enkeltsaker og dokumenter må ikke tas fra organets hovedsystem, f.eks. sakarkivet, for å bli lagt her.

R Regnskap

Under denne signaturen plasseres dokumenter som har med regnskapsføringen å gjøre, med unntak av materiale som hører hjemme i sakarkivet eller en spesialserie. Arkivmateriale skal bare plasseres her når arkivskaper selv har organisert arkivet slik. Dersom arkivskaper er egen regnskapsførende enhet som skal føre kontroll med f.eks. avgifter, kan det være vanskelig å skille spesialserier fra regnskapsserier.
 
Det er ofte ikke umiddelbart gitt hvordan regnskapsmaterialet skal inndeles. En bør tilstrebe en mest mulig naturlig rekkefølge. Det er flere måter å gjøre dette på. En kan velge å plassere de viktigste seriene først, altså hovedbøker, balansebøker o.l., eller en kan følge rekkefølgen i kontoplanen eller i regnskapslovgivningen. En tredje mulighet er å benytte en oppstilling som gjenspeiler rekkefølgen protokollene blir brukt i: starte med kassabøker og ende med årsregnskap. Det frarådes å velge en kronologisk inndeling der alt materiale samles for hvert år.

Ordningen kan kompliseres av at begrepene kassabok og memorial kan skjule ulik regnskapsføring til forskjellige tider. Rekkefølgen bør derfor bestemmes etter vurderinger i hvert enkelt tilfelle.

Nedenfor er gjengitt en svensk modell for underoppdeling av regnskapsmateriale, basert på bestemmelsene i den svenske regnskapslovgivningen. Med noen små justeringer kan den benyttes også her:
 

 
S Statistikk

Her legges egenprodusert statistisk materiale, først og fremst grunnlagsmateriale og upublisert statistikk. Statistikk fra andre arkiveres ikke. Dersom egen statistikk kommer ut som trykte publikasjoner, plasseres de under X.

T Kart og tegninger

Her plasseres kart og tegninger som utgjør egne fysiske serier, f.eks. kart og tegninger i ruller, mapper eller skap. Kart og tegninger som finnes i sak- eller korrespondansearkivet eller en spesialserie skal som hovedprinsipp bli liggende der, og ikke tas ut og plasseres under T. Det er vanligvis bare kart og tegninger i original som bevares, dvs. det arkivskaper har utarbeidet, bearbeidet eller bestilt, samt kopier med påtegninger fra arkivskaper.

Tegningsmaterialet vil i hovedsak dreie seg om objekter som skal produseres eller lages, ofte bygningstegninger, men en kan også finne maskintegninger, skipstegninger og tegninger til ornamenter og inventar. En kan også finne samlinger av tegninger av mer kunstnerisk karakter, av kjente strøk i lokal­miljøet, portretter og karikaturer etc. Disse bør organiseres som underserier under T.

Under grovordning er det tilstrekkelig å registrere kart og tegninger som fysisk er skilt ut som egne serier, f.eks. i ruller, mapper eller skap. Når materialet finordnes og registreres, bør det lages en oversikt over kart og tegninger som finnes i andre serier, f.eks. organets hovedsystem. Liste over disse bør plasseres under T, med henvisning til journalnummer eller boksnummer.

Under ordning kan det vurderes om kart og tegninger skal bli liggende der det ligger, eller om det da vil få skader. I første rekke vil dette dreie seg om skjøre originaler på tegnefolie. Ved en slik vurdering må det bl.a. tas hensyn til om tegningen er en original eller kopi, fysisk tilstand og sammenheng med annet materiale. Dersom kart og tegninger vil bli påført skader av å bli liggende der de ligger, kan det skilles ut for separat oppbevaring, fortrinnsvis plant. På det stedet i arkivet der kartet eller tegningen opprinnelig var plassert, må det da legges inn henvisning til ny plassering. Hovedregelen bør være at kart og tegninger blir liggene der de er, og at de registreres på en liste eller i et register.
Underserier opprettes for å skille forskjellige serier fra hverandre. Dersom materialet ligger til rette for det, kan kart og tegninger, eller ulike typer tegninger (eks. tekniske og kunstneriske) skilles fra hverandre i hver sine underserier. Samtidig må en være oppmerksom på at sammenhengen i saker, slik at den ikke blir ødelagt. F.eks. finns det i byggesaker ofte et situasjonskart eller grunnriss av eiendommer, som teknisk sett er å betrakte som kart. Men bygningsloven krever disse lagt ved byggesaken, og de må bli liggende der de er.

Inndelingen av underserier vil avhenge av hvordan dette er lagt opp av arkivskaper. Et arkitektarkiv kan opprinnelig være ordnet etter prosjektnummer, der alle typer bygg kommer om hverandre. Eller det kan være ordnet etter byggtype, som naturlig kan ordnes i underserier: eneboliger, andre bolighus, offentlige bygg, næringsbygg osv. Noen arkiver har et skille mellom utførte og ikke utførte prosjekter, noe som også lett lar seg nedfelle i en seriestruktur.

U Foto, film og lydopptak

Under signaturen plasseres fotografier, filmopptak, lydbånd, plater, videokassetter o.l., som ikke hører hjemme i sakarkivet eller i en spesialserie. Arkivmateriale skal bare plasseres her når arkivskaper selv har organisert arkivet slik. F.eks. hører lydbåndopptak av et styremøte vanligvis til under A.

Fotografier kan beskrives etter en rekke kriterier. Beskrivelsen avhenger av hvordan opplysningene er systematisert av arkivskaper. De vanligste måtene å ordne fotografier på er etter motiv, biografi, fotograf, alder og/eller materialtype. Beskrivelse av motiv og evt. tilblivelsesomstendigheter gir brukeren mest effektiv informasjon. Dette bør også bestemme inndeling i underserier. Alle innførslene bør ha en henvisning til bildets oppstillingssignatur, og her er det medium, størrelse etc. som er avgjørende.

Fotografier som er lagt inn i saker, bør legges i fotokonvolutt, for at fotoemulsjonen ikke skal ødelegge papiret. Dersom man ønsker å skille ut fotografiene, er det en forutsetningen at det må være tydelige henvisninger begge veier, slik at proveniensen blir opprettholdt. Fotografier som blir oppdaget i saksmateriale under ordning, må registreres, fortrinnsvis i Astas fotomodul.

V Edb og mikrofilm

Signaturen bør ikke benyttes for rene elektroniske arkiv. Hovedregelen er den samme som for andre medier, materialet plasseres etter funksjon (som brevjournal, personalregister, regnskap o.l.). Edb‑materiale plasseres her dersom det ikke passer å plassere dem i henhold til funksjon. Det samme gjelder for mikrofilm, f.eks. serier av mikrofilmet materiale i eget arkiv.

W Gjenstander

Her plasseres gjenstander som er så nært knyttet til arkivet at de kan betraktes som arkivsaker og er aktuelle å bevare. Dette kan være:

X Egenproduserte trykksaker

Ett eksemplar av de trykksaker arkivskaper selv har gitt ut plasseres her, f.eks. årsberetninger, bøker, tidsskrift, reklame og plakater. Det opprettes underserier etter behov. Noen ganger kan det være formålstjenlig å lage egne serier med evt. forarbeider og korrespondanse som kan kaste lys over trykksakene. Klisjeer danner en egen underserie, hvis mulig også med henvisning til hvor originalfoto finnes.

Y Diverse

Her plasseres det som ikke passer inn under andre signaturer, og det bør være begrenset. Det kan f.eks. være små forekomster av materiale som er fragmentarisk, ubestemmelig eller kan ha usikker tilhørighet til arkivet.
Noen ganger finner en materiale som er sterkt knyttet til enkeltpersoner hos arkivskaper, gjerne ledere eller personer med spesielle ansvarsområder. Det kan være vanskelig å integrere slikt materiale inn i arkivets hovedstruktur på en god måte. Da kan det være et alternativ å opprette underserie for ”arkivmateriale knyttet til kontorsjef N.N.” under Y.

Z Referansemateriale
Det vanligste materialet her er avisutklipp samlet av arkivskaper selv eller et profesjonelt byrå. Klippene bør være ordnet og ha sammenheng med arkivet og/eller arkivskaper.
I tillegg samles det her materiale som kan gi overordnet informasjon om arkivskaper og arkiv, og lette bruken av materialet. Det bør fortrinnsvis være kopier som plasseres her, med referanse til originalens plassering. Originalene beholdes i arkivet der de hører hjemme. Det kan være arkivplaner, arkivnøkler, arkivfortegnelser, beskrivelser av saksgang, instrukser, organisasjonskart, vedtak om opprettelse, biografiske opplysninger etc.